檔案文件怎么銷毀好（銷毀檔案的程序和辦法是什么）

隨著公司的業務發展變化，辦公地址往往也會頻繁變更，3年一小變，5年一大變幾乎是很多企業的常態。每次搬家，各類檔案資料也必須一同轉運。公司經營時間越長，檔案資料越多，每次轉運及日常保管都給企業帶來很大的困擾。這其中，會計檔案又顯得尤為突出。

檔案文件怎么銷毀好？

隨著經濟的增長，社會的進步，過期檔案的保密性及安全性也受到企業和單位更多的關注，所以對于各種各樣的涉密載體的處理也隨之變得重視，如何對檔案進行合理銷毀變成了人們比較關注的問題。

一、銷毀文件檔案的方式：

1.?物理粉碎:通過碎紙機或類似裝置使物料破碎成條狀或顆粒。

2.?電子消磁:用強磁鐵永久消除磁介質的數據。(弊端：專業機構可恢復)?。

3、物理破碎:“機械銷毀”，不斷剪切成越來越小件物品，直到無法識別和成為混合的廢料。

4、紙張熔漿再生；將廢舊的紙再次熔為紙漿，再造新紙。

5、無害化焚燒，安全性保密性最高。

二、文件檔案的銷毀流程：?

1.?準備銷毀的檔案，在批準前須單獨系統保管，以便審批時可以進行備查。

2.?批準之后須要將待銷毀的檔案送到有資質的造紙廠化為紙漿或焚毀。

3.?銷毀檔案時須有兩人以上進行監銷，?直至檔案確已銷毀后，監銷人須在銷毀清冊上注明“已銷毀”的字樣和銷毀的日期，并簽字以示負責。

4.?檔案銷毀后要在有關目錄上注銷，并在各種統計臺賬上注明。

5.文檔銷毀完畢后，開具銷毀報告，提供視頻照片。

三、檔案銷毀時需要注意的事項：?

1.?認真執行檔案銷毀的原則，堅持檔案銷毀的標準，按照檔案保管期限表規定的標準。

2.?檔案銷毀前，需要經過檔案銷毀鑒定領導小組對其準備銷毀的檔案銷毀清冊，認真核對檔案，確認無誤，方可進行銷毀，并在銷毀清冊上簽名或蓋章。

由于多數企業保密意識薄弱，把企業堆積的紙質文件簡單處理，賣到廢品收購站甚至直接扔到垃圾堆。收集處理廢舊紙質文件，可以了解企業很多重要甚至涉密信息。紙質文件蘊含企業商業秘密，需要安全銷毀處理。所以需要經過專業的處理，消除企業堆積的眾多紙質文件的泄密安全隱患，確保商業秘密的安全。

銷毀檔案的程序和辦法是什么？

一、各類會計檔案保管期限

按照2015年財政部和國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》（中華人民共和國財政部 國家檔案局令第79號，以下簡稱“79號令”）的規定，企業的會計檔案保管年限按下表所列示的期限進行保管。

1、保管期限如何計算。上述表中所列示的會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。如2021年的會計檔案，從2022年1月1日開始計算保管年限。

2、企業如何確定保管期限。上述會計檔案保管期限為最低保管期限，企業可以在此基礎上增加年限。

3、企業自定義的會計檔案如何確定保管期限。企業會計檔案的具體名稱如有同上表所列檔案名稱不相符的，應當（就是必須）比照類似檔案的保管期限確定具體年限。

4、企業合并，會計檔案如何保管。企業發生合并，合并后原各單位解散或者一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管。單位合并后原各單位仍存續的,其會計檔案仍應當由原各單位保管。

5、企業分立，會計檔案如何保管。企業發生分立，分立后原單位存續的,其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。

分立后原單位解散的,其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置，各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。

6、企業注銷，會計檔案如何保管。79號令規定，單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案,按照國家檔案管理的有關規定處置。

這個有關規定是如何規定的呢？

按照《中華人民共和國檔案法》的規定，企業發生撤銷、合并等情形時，應當按照規定向有關單位或者檔案館移交檔案。

對于絕大部分民營企業而言，注銷后向政府部門移交檔案基本不切實際。那企業所有者能自行銷毀嗎？

保險起見，建議參考原《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）的規定，在會計檔案尚未到達保管期限時，由財產所有者（股東）代管。待保管期限屆滿時，按下列銷毀程序處理。

二、會計檔案銷毀程序

(一)檔案鑒定

按照79號令的要求，會計檔案保管到期后，公司應成立檔案鑒定小組，對檔案進行鑒定。

鑒定小組由檔案管理部門（財務部或行政部）牽頭，成員包括公司會計、審計、紀檢監察等機構或人員（注：只需公司內部人員即可，不需外請中介機構協助）。

鑒定小組鑒定后，形成鑒定意見并由鑒定人員簽字，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀（注：不需向政府部門報備或審批）。

保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。

(二)會計檔案銷毀程序

1、編制銷毀清冊。檔案管理部門編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

2、簽署意見。單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3、現場監銷。單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷（如焚燒、粉碎或打成紙漿）。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名。

《會計檔案銷毀清冊》沒有統一的格式，有需要的企業可以參考下面的樣表進行增減。