檔案文件銷毀管理辦法（檔案文件銷毀的重要性）

隨著社會經濟的增長和時代的發展，到期檔案的保密性和安全和部門的重視，各種信息保密載體的處置也越來越受到重視。如何有效地銷毀文件已經成為一個值得關注的問題。

一、銷毀文件檔案的方法：

1、物理破碎：原料根據粉碎機或類似設備粉碎成條狀或顆粒。

2、磁介質數據信息用強磁鐵永久清除。

3、物理破碎:機械設備破壞，不斷切割成越來越小的物體，直到無法識別和混合廢物。

4、紙槳再造；將廢紙熔化成紙槳，重塑新紙。

5、無害化處理焚燒處理，安全性和保密性較大。

二、文檔銷毀步驟：

1、提前準備銷毀的檔案必須在批準前獨立存儲，以便在批準時歸檔。

2、準許后，待銷毀的檔案務必送至達標的紙廠開展紙槳或焚燒處理。

3、銷毀檔案時，應當有兩人以上進行監督銷售，直至檔案確實銷毀，監督銷售人員應當在銷毀清單上標明銷毀標志和銷毀日期，并簽字承擔。

4、文件銷毀后，應在相關文件目錄上注銷賬戶，并在各種統計分析賬單上注明。

5、文件銷毀后，出示銷毀報告，給視頻照片。

三、文件銷毀常見問題：

1、按照檔案存放期限表要求的規范，認真落實檔案銷毀標準，堅持檔案銷毀規范。

2、檔案銷毀前，必須根據檔案銷毀評估領導小組對提前準備銷毀的檔案進行銷毀細節，仔細核對檔案，確認后方可銷毀，并在銷毀細節上簽字或蓋章。

缺乏保密意識，公司積累的紙質文件被簡潔明了地解決，出售到垃圾收購點，甚至立即扔進垃圾池。收集和解決廢紙質的許多關鍵甚至秘密信息內容。的商業秘密，必須安全銷毀。因此，必須特別解決，積累的大量紙質文件的安全風險，確保商業秘密的安全。

檔案文件銷毀管理辦法

檔案鑒定是檔案管理工作的一個重要環節，是鑒別判定檔案價值、決定檔案“存”“毀”的一項專業性檔案業務工作。經過鑒定，對那些確實已經失去保存價值的檔案，應當按照要求予以銷毀。那么檔案銷毀的規定有哪些?

依據相關規定：鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法，由檔案行政管理部門制定;相關部門應定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定;鑒定工作結束后，應提出工作報告，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經相關部門領導人批準后銷毀。

銷毀檔案的程序和方法

1、編制銷毀清冊。鑒定小組(在相關部門分管負責人的領導下，由檔案部門和有關業務部門的人員共同組成)經過鑒定，對無保存價值的檔案編制銷毀清冊，它是日后查找檔案銷毀情況的憑據。銷毀清冊的封面需設置全宗號、銷毀檔案的數量、鑒定小組負責人的簽字及時間、批準人的簽字及時間、兩個監銷人的簽字及銷毀時間等項目。清冊中檔案銷毀登記表要設置序號、文件題名、所屬年度、檔號、應保管期限、已保管期限、文件頁數、備注等欄目，準確揭示每一份銷毀文件的內容和成分，供領導人審查。

2、擬訂鑒定報告，提出銷毀意見。報告中對需銷毀檔案的數量及內容作簡要介紹，并提出銷毀意見、陳述銷毀原因。

3、相關部門分管負責人審批。

4、銷毀。領導批準后，一般由二人將需要銷毀的檔案送往指定的造紙廠做原料，數量較少的亦可自行焚毀，不須當作其他用途，更不許出賣。無論采用什么方法，必須指定兩人以上監銷，確已銷毀后，監銷人須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣、銷毀日期和簽字，以示負責。

5、未批準銷毀的檔案，要拿出繼續保存。

特殊情況

情況特殊的專門檔案，銷毀時還要遵照有關規定執行。如會計檔案的銷毀工作，就要按照財政部和檔案局下發的《會計檔案管理辦法》執行，具體程序是：

(1)由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制銷毀清。

(2)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(3)銷毀時，應由檔案機構和會計機構共同派員監銷。政務部門銷毀會計檔案時，應由同級財政部門、審計部門派員監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應由同級審計部門派員參加監銷。

(4)監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照時會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

檔案文件銷毀的重要性

一、文件檔案銷毀注意事項，謹防信息泄露

1：企業文件銷毀時一定要簽訂保密協議免責聲明，嚴格按照協議作業。

①書名文件保密等級，②簽訂《文件保密銷毀協議》，③工作人員信息備案，④銷毀方式（粉碎銷毀或是焚燒處理）。

2：裝車打包時一定要做好物品登記，拍照，貼封條及車輛信息，駕駛員。

3：客戶跟車前往銷毀場所，檢查封條是否異常，方可卸貨安排銷毀。

4：銷毀過程中，需要監銷方至少兩人在場，時時監督作業過程。

5：銷毀處理完畢后，銷毀方必須提供現場銷毀視頻及銷毀證明。

二、文件資料銷毀的重要性

文檔銷毀是許多企業工作中都會碰到的問題，對于內部的一些過期，用不到的絕密文件，機密文件，秘密文既不能諸之于眾又不方便繼續存儲，銷毀處理就是唯一出路，下邊大家就一起來了解一下文檔銷毀的意義吧！ 企業的文件資料為何要展開銷毀？

一個公司隨著經營時間的拉長，就都面臨著庫存文件堆積問題！而文件的保存價值，常常隨著時間的推移而有所變化。對于已經沒有保存價值的文件資料，若強行要求繼續保管，只會造成人力、物力、財力、空間的浪費。此外，在保管過程中,還可能遇到有些文件無法或者不宜繼續保管的情形，如不及時予以銷毀，會危及企業、集體或者個人的利益。

因此，定期開展文件鑒定銷毀工作是十分必要的。

三、文件檔案銷毀常見問題

①、不重視不了解商業競爭的管理者，會將其賣到廢品收購站或者是直接扔到垃圾堆；再或者是讓同事手動撕毀文件資料，這對于數量少的肯定沒問題，有時間想怎么撕毀就怎么撕毀，撕得多爛都可以，當面對數量多，也采用人為處理的話，估計手都得麻痹；

②、也用些保密意識相對高的企業，辦公室配備有碎紙機，可以很細致，完全的粉碎文件資料，但這也僅限于數量少的情況，對于動則以噸位單位，庫存十幾年的就顯得蒼白、無力；

③、還有的公司會選擇將廢舊文件拉往發電站，或是找私人的工廠直接焚燒處理，第一，焚發電廠地處偏遠，不利于高效解決問題，再說對方未必肯給你銷毀焚燒處理；第二，焚燒廠人多混雜根本不利于數據安全保密，且造成大氣污染，熱能利用率低，但如果安全性能得到保證，無疑焚燒是保密系數最高的銷毀方式；

④、那就沒有好的解決方案了嗎？當然不是，

現在國內乃至國際最為普遍流行銷毀文件資料是采用機械粉碎處理，根據使用切割刀片不同，切割粉碎的文件碎片大小也不同，一切可以根據客戶需求處理，平均日銷毀量可以達到30噸左右。